Privacyreglement
Privacyreglement
Arbodienst en privacy
Wat gebeurt er met uw gegevens? Uw persoonlijke gegevens worden door tal van instanties geregistreerd om u te beschermen tegen misbruik van die registraties is er de Wet bescherming persoonsgegevens. Elke instantie die gegevens van en of over u bijhoudt is daaraan gebonden.
Dat geldt ook voor MCS arbo, waarbij uw werkgever is aangesloten.
MCS arbo bewaart een aantal persoonlijke gegevens over u. Van naam en adres tot en met uitvoerige medische dossiers: het wordt allemaal geregistreerd.
Privacyreglement MCS arbo
MCS arbo verwerkt die gegevens voor:
-
De arbeidsomstandighedenzorg in bedrijven en instellingen.
-
De begeleiding bij verzuim.
-
De re-integratie van werknemers bij ziekte of arbeidsongeschiktheid.
Dat kan natuurlijk niet zonder een goed reglement, waarin duidelijk is beschreven wat er met die gegevens wèl, en wat er vooral nièt mee mag gebeuren. Daarom heeft MCS arbo een privacyreglement dat u beschermt tegen elke mogelijke vorm van oneigenlijk gebruik van uw gegevens nu en in de toekomst.U heeft er immers recht op dat de arbodienst uw gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandelt.
Bedrijfsarts
MCS arbo beschikt over informatie als keuringsuitslagen, rapporten over spreekuurbezoek, meldingen over verzuim en eventuele bijzondere beroepsrisico’s. Zulke informatie, die rechtstreeks van invloed is op uw persoonlijke levenssfeer, is allereerst bestemd voor de bedrijfsarts en andere medewerkers van de arbodienst. Een bedrijfsarts heeft, net als alle andere artsen, een geheimhoudingsplicht. Ook de niet-medische medewerkers van de arbodienst die met privacy-gevoelige gegevens in aanraking komen hebben een geheimhoudingsplicht.
Wie weet wat?
Er zijn drie partijen die van MCS arbo informatie over u kunnen krijgen: de werkgever, de uitvoeringsinstelling en, niet in de laatste plaats, uzelf.
Werkgever
De werkgever heeft, deels met uw goedvinden, recht op de resultaten van keuringen en onderzoeken.
Uitvoeringsinstelling
Achtergrondinformatie over u die voortkomt uit keuringen, onderzoeken en controles blijft onder de hoede van de arbodienst en wordt dus niet doorgegeven aan uw werkgever. Ook de uitvoeringsinstelling, die uw eventuele Ziektewet- of WAO- uitkering betaalt, krijgt informatie die nodig is om uw beroep op een uitkering te beoordelen.
Uzelf
U heeft altijd het recht om informatie in te zien die door MCS arbo is vastgelegd. Als blijkt dat gegevens in uw dossier niet juist zijn, kunt u vragen om correctie.
MCS arbo vernietigt tien jaar na het laatste contact alle gegevens die over u worden bewaard. Voor een beperkt aantal beroepen is er een wettelijk vastgelegde langere bewaartermijn, in verband met onder meer blootstelling aan gevaarlijke stoffen.
Arbodienst
MCS arbo heeft een uitvoerig privacyreglement, zie hieronder. Als u vragen heeft over bepaalde gegevens die over u worden bewaard, dan zullen die in de meeste gevallen snel en correct beantwoord kunnen worden door de bedrijfsarts of een andere medewerker die de gegevens heeft geregistreerd.
Het is natuurlijk mogelijk dat u er samen niet uitkomt. In dat geval kunt u de directie van MCS arbo schriftelijk vragen om de gewenste informatie. Ook kunt u onze klachtenprocedure nalezen in onze klachtenfolder.
Artikel 1: Begripsbepalingen
1.1. MCS arbo B.V.
MCS arbo B.V. gevestigd te Warmond.
1.2. Persoonsgegevens
Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.
1.3. Medische of psychologische gegevens
Persoonsgegevens, direct of indirect betrekking hebbend op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van geregistreerden, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van de gezondheidszorg in het kader van zijn beroepsuitoefening.
1.4. Persoonsregistratie
Een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, waaronder medische en psychologische gegevens, voor zover deze in het kader van de doelstelling van de registratie zijn verzameld.
1.5. Geregistreerde
De natuurlijke persoon over wie persoonsgegevens zijn opgenomen in de registratie.
1.6. Lid
Bedrijf of instelling, die na afsluiten van een overeenkomst zijn/haar medewerkers voorziet van arbozorg en/of verzuimbegeleiding door MCS arbo B.V.
1.7. Houder
Degene die de zeggenschap heeft over de registratie en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van dit privacyreglement.
1.8. Beheerder
Degene die onder verantwoording van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor een persoonsregister of een gedeelte daarvan.
1.9. Gebruiker
Degene die geautoriseerd is gegevens in de persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonsregistratie kennis te nemen.
1.10. Verstrekken van geregistreerde gegevens aan derden
Het bekend maken of ter beschikking stellen aan derden van persoonsgegevens, die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.
1.11. Gedragscode
Een besluit van één of meer organisaties, representatief voor de sector waarop het besluit betrekking heeft, inhoudende de in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer gestelde regels of gedane aanbevelingen ten aanzien van persoonsregistraties.
Artikel 2: De reikwijdte van het privacyreglement van MCS arbo B.V.
Dit reglement is van toepassing op de in Bijlage A bij dit reglement genoemde persoonsregistratie, als bedoeld in sub 1.4. van dit privacyreglement van MCS arbo B.V.
Artikel 3: Doel van de persoonsregistratie
3.1. De houder van de persoonsregistratie omschrijft de doelstelling van de persoonsregistratie nauwkeurig en duidelijk. Deze omschrijving vormt als jlage A één geheel met dit reglement.
3.2. De houder van de persoonsregistratie zal niet meer gegevens in de registratie opnemen dan voor het doel van de persoonsregistratie nodig is en zal geen persoonsgegevens in de registratie opnemen voor andere doeleinden, dan bedoeld in de in sub 3.1. genoemde omschrijving.
Artikel 4: Werking van de persoonsregistratie
4.1. De houder van de persoonsregistratie omschrijft de werking van de in Artikel 2 bedoelde persoonsregistratie. Deze omschrijving vormt als Bijlage B één geheel met dit reglement.
4.2. In de in sub 4.1. bedoelde omschrijving wordt tenminste genoemd:
a. de naam, vestigingsplaats en het karakter van de organisatie ten behoeve waarvan de registratie functioneert;
b. de houder;
c. de werkwijze van de persoonsregistraties;
d. de looptijd van de registratie en wat er gebeurt met gegevens na de looptijd.
4.3. De houder is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie. Zijn zeggenschap over de werking van de persoonsregistratie en de verstrekking van gegevens uit die registratie wordt beperkt door dit reglement. De houder is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het niet-naleven van dit reglement.
4.4. De houder draagt zorg voor de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens en draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
Artikel 5: Opgenomen persoonsgegevens
De persoonsregistratie kan de volgende gegevens omvatten:
A: personalia en identificatiegegevens
B: (para-)medische en psychologische gegevens
C: financiële en administratieve gegevens
D: sociale gegevens
E: werkplekgegevens
F: arbeidsverzuimgegevens
Deze categorieën van gegevens worden nader gespecificeerd in Bijlage C, deze bijlage vormt één geheel met dit reglement.
Artikel 6: Kennisgeving
6.1. De houder zal door middel van een algemene kennisgeving het bestaan van de registratie en van dit reglement vermelden, alsmede op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en hoe nadere informatie terzake kan worden ingewonnen.
6.2. Indien andere doelen dan het welzijn van de geregistreerden al dan niet in relatie met hun werk en werkomstandigheden een doelstelling vormen van de registratie, heeft de houder de plicht de geregistreerde vooraf te informeren omtrent de aard van de gegevens die over zijn persoon in de registratie worden opgenomen, alsmede omtrent de doeleinden die daarmee worden nagestreefd.
Artikel 7: Vernietiging c.q. anonimisering van opgenomen gegevens
7.1. Na het beëindigen van de overeenkomst heeft een lid het recht te verzoeken om vernietiging van de tot het lid en/of werknemers herleidbare gegevens. Daartoe dient hij een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de houder. De houder vernietigt de gegevens binnen één jaar na een daartoe strekkend verzoek, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van belang is voor de financiële afwerking van het contract, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.
7.2. Een geregistreerde al dan niet in dienst van een lid heeft het recht te verzoeken om vernietiging van de tot zijn persoon herleidbare gegevens. Daartoe dient hij een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de houder. De houder vernietigt de gegevens binnen één jaar na een daartoe strekkend verzoek, tenzij bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.
7.3. Indien het verzoek wordt ingewilligd, worden de desbetreffende gegevens binnen één jaar hetzij vernietigd, hetzij zodanig geanonimiseerd, dat herleiding redelijkerwijs onmogelijk is. De houder deelt zijn beslissing schriftelijk mede aan de betrokkene.
Artikel 8: Verstrekking van gegevens
8.1. Binnen MCS arbo B.V. kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan medewerkers voor zover nodig voor hun taakuitoefening.
8.2. Buiten de organisatie kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan degenen die - voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk - rechtstreeks betrokken zijn bij hulpverlening aan de geregistreerde, tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben.
8.3. In het kader van verzekeringsgeneeskundige taken kunnen uitsluitend de volgende gegevens worden verstrekt aan de uitvoeringsinstelling:
- naam, adres, woonplaats, eventueel andere verblijfplaats
- eventueel administratienummer
- sofi-nummer
- omschrijving van functie en functie-eisen
- datum van de eerste ziektedag
- conclusie ten aanzien van de belastbaarheid van de geregistreerde in relatie tot de belasting in diens werk
- voorgestelde of reeds getroffen reïntegratie-maatregelen
- datum vervolgafspraak.
Om meer gegevens te mogen verstrekken is uitdrukkelijke toestemming van de geregistreerde vereist.
8.4. Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift of het een geval betreft als genoemd in sub 8.1, 8.2 en 8.3, is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden de schriftelijke toestemming van de geregistreerde vereist.
8.5. Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat zij redelijkerwijs niet tot de individuele persoon herleidbaar zijn, kan de houder beslissen deze te verstrekken ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek.
8.6. Keuringen en consulten voor andere diensten:
a Keuringen en consulten voor andere Arbodiensten en/of verzekeringsmaatschappijen worden slechts verricht indien de opdrachtgevende dienst beschikt over een met deze regeling vergelijkbare regeling ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden.
b In alle gevallen waarin keuringen en consulten worden verricht in opdracht van andere diensten wordt de geregistreerde gevraagd een verklaring te tekenen, waarbij hij toestemming geeft de (keurings-) gegevens over te dragen aan de dienst van wie de opdracht afkomstig was.
Artikel 9: Toegang tot persoonsgegevens
Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften terzake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens de houder en gebruikers, voor zover dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun taak. Deze personen binnen de instelling werkzaam, zijn met name genoemd in een Bijlage D, welke in het bezit is van de houder.
Bij de in deze bijlage genoemde personen wordt aangegeven tot welke ersoonsgegevens zij toegang hebben. Voor zover het medische of psychologische gegevens betreft, geldt vanzelfsprekend het medisch beroepsgeheim.
Artikel 10: Inzage van opgenomen gegevens
De geregistreerde heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens. Hij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de houder. De gevraagde inzage dient binnen een maand na indiening van het verzoek plaats te vinden. Desgevraagd verstrekt de houder aan de geregistreerde een afschrift van diens gegevens. Een weigeringsgrond voor inzage of een afschrift kunnen zijn gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de houder daaronder begrepen. Bovenstaande geldt met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften. Kennisneming is eveneens mogelijk door een daartoe schriftelijk gemachtigde vertrouwenspersoon van geregistreerde. Zowel geregistreerde alsook de eventuele gemachtigde vertrouwenspersoon dienen zich voor tot inzage kan worden overgegaan te (kunnen) legitimeren.
Artikel 11: Correctie c.q. aanvullingen van gegevens of verwijdering van opgenomen gegevens
11.1. De geregistreerde kan verzoeken om verbetering of aanvulling van op hem betrekking hebbende gegevens, danwel om verwijdering en vernietiging van de op hem betrekking hebbende gegevens, die in strijd met het reglement zijn opgenomen of niet terzake doende zijn. Hij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de houder.
11.2. De houder deelt zijn beslissing schriftelijk binnen twee maanden aan de geregistreerde mee. Een weigering is met redenen omkleed.
11.3. De houder draagt zorg dat een beslissing tot verbetering of aanvulling, dan wel tot verwijdering en vernietiging, zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd, doch uiterlijk binnen 3 maanden na de beslissing.
Artikel 12: Bewaartermijnen
Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de houder vast hoe lang de in de registratie opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. De bewaartermijn, die voor onderscheiden soorten gegevens kan verschillen, wordt neergelegd in Bijlage E, welke wordt geacht één geheel te vormen met het reglement. Indien de bewaartermijn is verstreken worden de desbetreffende persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd, zulks binnen een termijn van één jaar.
Vernietiging blijft achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover tussen de geregistreerde en houder overeenstemming bestaat.
Indien de desbetreffende persoonsgegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
Artikel 13: Overdracht van opgenomen gegevens
De geregistreerde en/of lid heeft het recht op hem betrekking hebbende gegevens te doen overdragen aan een andere, door hem aan te wijzen houder. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in te dienen bij de houder. De inwilliging van dit verzoek kan slechts worden geweigerd op grond van wettelijk voorschrift.
Artikel 14: Klachten
Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de houder van de registratie.
Indien klager en houder niet tot overeenstemming kunnen komen, kunnen houder en geregistreerde besluiten de klacht voor te leggen aan een driemanschap bestaande uit één persoon door de geregistreerde, één persoon door de houder en één persoon gezamenlijk aan te wijzen, dat een zwaarwegend advies terzake van het conflict uitbrengt. De geregistreerde kan zich ook tot de Registratiekamer wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de houder.
Dit dient te geschieden binnen een termijn van twee maanden na ontvangst van het antwoord van de houder of, indien de houder niet binnen de gestelde termijn heeft geantwoord, binnen twee maanden na afloop van de termijn. In het uiterste geval kan een beroep op de rechter worden gedaan.
Artikel 15: Looptijd, overdracht en overgang van de registratie
15.1. Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie, zoals aangegeven in de in Artikel 4 genoemde Bijlage B.
15.2. In geval van overdracht of overgang van de registratie naar een andere houder dienen de geregistreerden van dit feit in kennis te worden gesteld, opdat tegen de overdracht of overgang van op hun persoon betrekking hebbende gegevens bezwaar kan worden gemaakt.
Artikel 16: Wijziging van het reglement
Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de houder.
De wijzigingen in het reglement zijn van kracht een maand nadat ze bekend zijn gemaakt aan belanghebbenden.
Artikel 17: Inwerkingtreding
Dit reglement is per 01-01-1994 in werking getreden en bij de houder in te zien. Desgewenst kan tegen kostprijs een afschrift van dit reglement worden verkregen.
De houder,
MCS arbo B.V.
Bijlage A horend bij het privacyreglement van MCS arbo B.V.
Doelstelling van de persoonsregistratie:
A.1. De hoofddoelstelling van de persoonsregistratie is het nu en in de toekomst kunnen beschikken over gegevens die dienstbaar zijn aan de bescherming en bevordering van de gezondheid en het welzijn van alle geregistreerden, in het bijzonder zover het betreft de relatie van de gezondheid tot de werksituatie zoals bedoeld in de Arbeidsomstandigheden Wet. Tweede hoofddoelstelling is het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van verzekeringsgeneeskundige taken onder andere voortvloeiend uit relevante wetgeving, alsmede het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van (verzekerings)keuringen. Daarnaast dient de registratie tevens ter ondersteuning van de bedrijfsvoering en de beleidsondersteuning binnen MCS arbo B.V.
A.2. Nevendoelstelling is de beschikking hebben over gegevens ten behoeve van advisering aan de leden en geregistreerden, vooral ten aanzien van gezondheid, welzijn en werkomstandigheden individueel en in het algemeen.
A.3. Tweede nevendoelstelling is de beschikking hebben over gegevens voor statistische en wetenschappelijke doeleinden.
Bijlage B horend bij het privacyreglement van MCS arbo B.V.
1. Werking van de registratie:
Naam : MCS arbo B.V.
Gevestigd te : Warmond
Karakter : Arbodienst
Werking:
De persoonsregistratie bevat gegevens ten behoeve van:
Naam : MCS arbo B.V.
Gevestigd : Oosteinde 34
2361 HE Warmond
De gegevens worden vastgelegd en gebruikt in het kader van de te verlenen arbeidsomstandighedenzorg en/of ziekteverzuimbegeleiding en -controle.
De gegevens worden zowel handmatig als met behulp van computers verwerkt en opgeslagen.
Gegevens van de registratie:
Voor een overzicht van de onderdelen van de registratie zie Bijlage C.
Houder : MCS arbo B.V.
Geregistreerden : Werknemers van bij MCS arbo aangesloten bedrijven (c.q. leden).
Beheerder : Mevr. L.M. Lupgens, directeur
Gebruiker : Bedrijfsartsen, medisch assistentes en arbo-assistentes in dienst, secretariaat van MCS arbo B.V.
Toegang wordt verleend op basis van de toegangsregels, zoals vastgelegd in Bijlage D.
2. Looptijd van de registratie:
De registratie wordt voor onbepaalde tijd gevoerd, met inachtneming van het bepaalde in Artikel 12.
Bijlage C horend bij het privacyreglement van MCS arbo B.V.
Overzicht van de onderdelen van de registratie:
1. naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer
2. geslacht, burgerlijke staat, geboorteland, nationaliteit, sofi-nummer
3. functie, afdeling, bedrijf, soort dienstverband
4. datum in dienst, datum uit dienst
5. naam, adres, woonplaats, telefoonnummer van huisarts van geregistreerde
6. eerste ziektedag
7. hersteldmeldingsdatum
8. keuringsgegevens/-uitslagen
9. spreekuurgegevens/ anamnese/ diagnose
10. EVV-gegevens
11. medicatie- c.q. therapiegegevens
12. doorverwijzing
13. gegevens betreffende arbeidsomstandigheden
14. condities ten aanzien van belastbaarheid van de geregistreerde in relatie tot de belasting van het werk
15. voorgestelde of reeds getroffen reïntegratie-maatregelen
16. ingewonnen informatie van behandelaars.
Bijlage D horend bij het privacyreglement van MCS arbo B.V.
Toegang tot de persoonsgegevens:
De cijfers verwijzen naar het soort gegevens zoals genoemd in Bijlage C.
Bedrijfsartsen : 1 t/m 16
Arbo-assistentes : 1 t/m 11
Secretariaat : 1 t/m 11
Houder : 1 t/m 16
Beheerder : 1 t/m 16
Bijlage E horend bij het privacyreglement van MCS arbo B.V.
1. Bewaartermijnen:
De bewaartermijn geldt voor de duur van de registratie.
Gegevens die niet meer nodig zijn voor de doeleinden van de registratie worden uit de registratie verwijderd en vernietigd:
A: 10 jaar na het overlijden van de geregistreerde, of
B: nadat geregistreerde het 70ste levensjaar heeft bereikt, of
C: 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst tussen MCS arbo B.V. en het aangesloten bedrijf, of
D: 10 jaar na beëindiging van het arbeidscontract tussen geregistreerde en zijn/haar bij MCS arbo B.V. aangesloten bedrijf.
De bewaartermijn is niet van toepassing, indien de te bewaren gegevens redelijkerwijs niet meer tot een geregistreerde te herleiden zijn.
2. 2. Nadere uitwerking bewaartermijn:
A: (dreigende) procedures:
In afwijking van de algemeen geldende bewaartermijn van 10 jaar worden dossiers niet vernietigd in alle gevallen waarin rond het dossier een procedure wordt gevoerd of redelijkerwijs dreigt te gaan worden gevoerd.
B: wettelijk voorschrift:
In afwijking van de algemeen geldende bewaartermijn van 10 jaar na het laatste contact c.q. beëindiging van het contract (zie onder 1.) gelden voor bepaalde groepen werknemers afwijkende bewaartermijnen:
1. radiologische werkers: bewaartermijn: 25 jaar
2. asbest-werkers: bewaartermijn: 35 jaar.
3. werkers blootgesteld aan carcinoge stoffen of straling: 30 jaar